Personvern i Musikeralliansen

Vi samler inn og bruker personopplysninger for besøkende på vår nettside, mottakere av nyhetsbrev, musikere som søker om ansettelse og/eller deltakelse i våre faglige aktiviteter, samt de som søker jobb hos oss administrativt.

Vårt utgangspunkt er at vi behandler kun de opplysningene som er nødvendige for å oppnå formålet og at all persondata slettes så fort vi ikke lenger har behov for å oppbevare disse for å oppfylle formålet.

Hva er formålet?

Formålet med behandlingen av de opplysningene du har gitt til oss er:

• For musikere som søker om ansettelse: Personopplysningene dine og øvrige opplysninger du selv har lagt inn i søknadsskjemaet, behandler vi ut fra de kriterier som er oppgitt i søknadskriteriene på nettsiden på utlysningstidspunktet. Vi benytter e-postadressen din til å gi deg informasjon om neste søknadsrunde, søknadsfrist og svar på søknaden.
  
  Du kan, for å lette arbeidet med søknaden, lagre søknaden din fra søknadsrunde til søknadsrunde. I den sammenheng vil det innarbeides en GDPR-løsning for å gi samtykke i søknadsskjemaet.
  
  Det utarbeides anonymisert statistikk over søkermassen som benyttes til vårt arbeid og i årlige søknader om finansiering, årsrapporter og annen kontakt med myndighetene.
• For søkere til faglige kurs, workshops og mentorprogram: Personopplysningene dine og øvrige opplysninger du selv har sendt inn i påmeldingsskjema eller søknad, benytter vi for å behandle søknaden din om deltakelse på faglige kurs, workshops eller mentorprogram.
  
  Det utarbeides anonymisert statistikk over deltakere som benyttes til vårt arbeid og i årlige søknader om finansiering, årsrapporter og annen kontakt med myndighetene.
• For mottakere av nyhetsbrev på e-post: Vi benytter e-postadressen din til å sende deg nyhetsbrev om vår virksomhets aktiviteter, tilbud og rammebetingelser. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er ditt samtykke. Du kan når som helst trekke dette samtykket ved å melde deg av nyhetsbrevet.
• For påmeldte til våre arrangementer: Påmeldingen din registreres slik at vi har oversikt over hvor mange vi kan forvente at deltar på arrangementet.
• For jobbsøkere til administrative stillinger: Dersom du søker jobb i Musikeralliansen AS sin administrasjon, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Personopplysningene vil ikke bli brukt til annet formål enn behandling knyttet til jobbsøking og slettes når formålet med behandlingen er oppnådd. Jobbsøkere kan også når de måtte ønske det kreve at opplysningene slettes.
• For deltagere i undersøkelser: Musikeralliansen AS kan gjennomføre statistiske undersøkelser på web, telefon eller fokusgrupper. Dette kan gjøres alene, i samarbeid med andre eller underleverandør (i så fall med egen databehandleravtale). Formålet med dette vil være å presentere relevant statistikk om frilansmusikeres arbeidssituasjon, holdninger og erfaringer. Slike undersøkelser er frivillig å delta på, vil gjennomføres og presenteres anonymt, og vil kun ha et statistisk formål. Rådata slettes så snart prosjektet er sluttført.

Merk at Musikeralliansen for tiden er i en oppstartfase, og at det i skrivende stund ikke er besluttet tidspunkt for ansettelser, gjennomføring av faglige aktiviteter eller utsendelse av nyhetsbrev. Dette vil aktualiseres først etter avklaring om statlig tilskudd og etablering av normal drift.

Grunnlaget for behandlingen

Grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger er artikkel Art 6 nr 1 (b) i GDPR forordningen.

Hvilke personopplysninger behandles?

Følgende personopplysninger som du sender inn lagres:

• Fra musikere som søker om ansettelse: Navn, adresse, fylke, telefonnummer, e-postadresse, kjønn, fødselsdato, yrke og øvrige opplysninger oppgitt i søknadsskjemaet lagres. Dersom du har sendt oss e-post med opplysninger om foreldrepermisjon eller sykmeldinger benyttes kun den informasjonen som er nødvendig for å behandle søknaden din, informasjonen slettes etter dette.
• Fra søkere og deltakere til faglige kurs, workshops og mentorprogram: Navn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, yrke, CV og motivasjonstekst.
• Fra mottakere av vårt nyhetsbrev: Navn og e-postadresse. Du kan når som helst trekke dette samtykket ved å melde deg av nyhetsbrevet.
• Fra påmeldte til våre faglige arrangement: Navn, e-postadresse og yrke.
• Fra jobbsøkere til administrative stillinger: Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet navn, e-postadresse, kjønn, fødselsdato, søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan vi også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.
• Fra deltagere i undersøkelser: Dersom Musikeralliansen inviter deg til å delta i en undersøkelse, behandler vi personopplysninger som navn, e-postadresse, telefonnummer, alder og hvilken kommune eller landsdel du bor. Ofte er dette personopplysninger som er tilgjengelige i offentlige registre. Deltagelse er alltid frivillig, og resultater anonymiseres. Dine svar og opplysninger vil sammenstilles med andre som har deltatt. Vi vil alltid sørge for å minimere dataene vi samler inn for undersøkelsene, og kun behandle data og stille spørsmål relevant for analysen og statistiske formål. Opplysningene blir ikke benyttet til andre formål og rådata slettes straks prosjektet avsluttes.

Hvor hentes opplysningene fra?

Vi lagrer de personopplysningene du selv har gitt på våre nettsider i forbindelse med din søknad om ansettelse, din søknad om deltakelse på kurs/workshops, sendt inn på e-post for å delta i mentorprogram, din registrering for nyhetsbrev eller din registrering til våre arrangementer. Eller dersom du velger å delta på våre undersøkelser.

Personopplysningene er samlet inn direkte fra deg eller de genereres i forbindelse med at du besøker våre nettsider.

Du kan sende oss e-post, men vær oppmerksom på at innholdet i en e-post kan leses av datatyver. Vi oppfordrer derfor til ikke å bruke e-post til saker som inneholder sensitive opplysninger.

Informasjonskapsler – ofte kalt «cookies» på nettsiden

Musikeralliansen AS vil kunne registrere visse opplysninger om besøk på nettsiden gjennom informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler plasseres automatisk i din nettleser når du besøker en nettside, og gjør at en nettside kan kjenne deg igjen dersom du benytter samme nettleser. Informasjon som samles inn og lagres på nettsidens server er typisk IP-adresse, hvilken type nettleser man bruker, dato og tid for besøk, om du har handlet noe eller fylt inn et kontaktskjema.

Slike informasjonskapsler brukes til å genere statistikk via Google Analytics. Informasjonskapslene registrerer besøk på hjemmesiden i anonym form som gir oss grunnlag for å forbedre og utvikle denne.

I nettleseren din kan du selv administrere og slette informasjonskapsler og du finner informasjonsinnstillinger nederst på våre nettsider med muligheten til å velge hva du vil godta.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Det er ikke mulig å søke ansettelse, delta på kurs eller mentorprogram uten å sende inn de personopplysningene som det bes om i søknadsskjema som trengs for å behandle din søknad.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vi utleverer kun opplysninger til tredjeparter i begrenset omfang og kun når det er nødvendig. Musikeralliansen AS inngår databehandleravtale med leverandør og underleverandør for å drifte databasen som benytter til kurspåmeldinger og søknader om ansettelse.

Sletting og arkivering av opplysningene dine

Dersom du ønsker at søknaden din skal slettes, kan du kontakte oss på post@musikeralliansen.no eller kontaktinformasjon nedenfor. Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med din registrering på faglige aktiviteter slettes etter at tilbudet er avviklet og/eller statistikk er utarbeidet. Dette gjøres normalt årlig. Du kan også selv be om at opplysninger slettes. Du kan melde deg av nyhetsbrevet ved å klikke «avmeld» på nyhetsbrevet eller gi oss beskjed per e-post.

Oppbevaring av regnskapsmateriale og økonomiske forhold

Opplysninger vi er forpliktet til å oppbevare etter bokføringsloven vil lagres i henhold til lovens krav. Primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i 5 år. Krav til oppbevaring av sekundærdokumentasjon er 3,5 år.

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og elektronisk adgangs- og tilgangskontroll. Musikeralliansen AS vil kunne inngå avtaler med leverandør og underleverandør for å drifte databaser i tilknytning til søknader om ansettelser og kurspåmelding, og vil i slike tilfeller inngå databehandleravtale med disse.

Hvilke rettigheter har du og klagemuligheter?

Du som har sendt inn personopplysninger til Musikeralliansen AS har rett til å få innsyn, retting og sletting av de personopplysningene vi har om deg så lenge det ikke strider mot Bokføringsloven.

• Rett til innsyn i egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Ta kontakt på e-postadressen nedenfor for å bruke innsynsretten din.
• Rett til korrigering av personopplysninger: Du har rett til å be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
• Retten til sletting av personopplysninger: Du har rett til å få dine personopplysninger slettet uten ugrunnet opphold. Du kan derfor når som helst be oss slette opplysninger om deg selv.
• Begrensning av behandling av personopplysninger: I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Dette gjør du ved å administrere samtykker eller reservasjoner i våre løsninger.
• Protestere mot en behandling av personopplysninger: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
• Dataportabilitet: Du har rett til å få utlevert dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Ta kontakt på e-postadressen nedenfor for å få utlevert dine personopplysninger.

Klagemuligheter

Dersom du vil klage på vår behandling av personopplysninger eller mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven, ber vi om at du først tar kontakt med oss. Vi tror dette raskt vil løse saken og vår kontaktinformasjon finner du nedenfor.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Personvernregelverket skal verne enkeltpersoner mot at personopplysninger blir behandlet på en måte som krenker deres personvern. Datatilsynets jobb er å kontrollere at dette regelverket blir fulgt. Dersom du har opplevd noe du mener er et brudd på regelverket, kan du klage direkte til: Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo. Les mer her på hvordan du går frem: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/klage-til-datatilsynet/

Hvem er behandlingsansvarlig?

Daglig leder er på vegne av Musikeralliansen AS behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger. Databehandling foretas av daglig leder og arbeidet med oppgavene er delegert til administrativt fagansatte når dette anses hensiktsmessig. Administrativt ansatte har taushetsplikt.

Dersom selskapet ikke har daglig leder, vil styret ved styrets leder være behandlingsansvarlig.

Musikeralliansen AS har ikke personvernombud, men ivaretar og behandler dine personopplysninger som skissert i denne erklæringen. Vi forsøker samtidig å jobbe målrettet for å sikre kunnskap, holdninger og bevissthet og gjennom det redusere menneskelige sårbarhetsfaktorer.

Dato og endring av personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen kan endres og oppdateres ved behov. Vi oppfordrer interesserte til å jevnlig undersøke vår nettside for endringer i personvernerklæringen. Personvernerklæringen ble sist endret 16. mai 2024.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende e-postadresse eller postadresse:

E-post:
post@musikeralliansen.no

Postadresse:
Musikeralliansen AS
c/o Creo
Postboks 9007, Grønland
0133 Oslo